En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer des carnets d'adresses pour l'ensemble de l'entreprise, ainsi qu'activer les carnets d'adresses généraux (par exemple, une base de données publiques pour les médecins) pour pouvoir effectuer un suivi rapide des participants pour certains types de dépenses dans Dépenses. Votre site doit toutefois être configuré de manière à offrir cette fonction. Tous les utilisateurs de l'entreprise (ou du site) auront alors accès aux contacts figurant dans les carnets d'adresses généraux ou de l'entreprise.

Remarque : Pour pouvoir utiliser la fonction de suivi des participants, vous devez configurer un ou plusieurs types de dépenses (comme les Repas) à inclure dans l'option de suivi des participants. Voir la rubrique Configurer les types de dépense.

Les expéditeurs de rapports de dépenses pourront ainsi rechercher rapidement des participants dans ces carnets d'adresses et les ajouter au moment de créer un article de rapport de dépenses avec ce type de dépense. Par exemple, ils pourront ajouter rapidement des participants à une dépense de repas. (Voir la rubrique Ajouter et modifier les articles d'un rapport de dépenses pour plus de détails sur la création d'un article de rapport de dépenses.)

Pour configurer les carnets d'adresses de l'entreprise, suivez les étapes ci-dessous :

Cliquez sur l'onglet Accès de l'administrateur (visible aux administrateurs de Dépenses seulement ) en haut de la page d'accueil pour ouvrir le Tableau de bord de la page Accès administrateur (s'il n'est pas déjà ouvert).
Cliquez sur l'onglet Entreprise qui ouvre votre page Profil de l'entreprise.
Cliquez sur le lien Carnet d'adresses pour afficher la page Paramètres | Carnet d'adresses :
Pour ajouter un carnet d'adresses pour l'ensemble de l'entreprise, cliquez sur Ajouter un nouveau carnet d'adresses sous l'en-tête Carnet d'adresses de l'entreprise.
1. Entrez un nom pour le carnet d'adresses dans le champ Nom et une description dans le champ Description.
2. Assurez-vous que le paramètre Actif est activé.
3. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le carnet d'adresses.
4. Suivez les instructions de la rubrique Chargement des contacts aux carnets d'adresses de l'entreprise.
Pour activer un ou plusieurs carnets d'adresses généraux, cochez la case Actif pour chacun des carnets d'adresses, avant de cliquer sur Enregistrer pour enregistrer vos choix.

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