Ajouter et gérer des utilisateurs

Ajouter des utilisateurs

Ajoutez des employés à votre compte pour leur donner la possibilité de réserver des services de voyage, d'expédier des paquets et de soumettre des rapports de dépenses. Selon les niveaux d'accès que vous leur accordez, ces employés peuvent réserver des services au nom d'autres employés ainsi qu'approuver et régler des rapports de dépenses.

Astuce : Pour ajouter des employés lorsque vous configurez vos services, cliquez sur l'onglet Tableau de bord de la page Accès administrateur, puis cliquez sur Ajouter vos employés sous l'en-tête « Inviter votre équipe ».

Vous pouvez également ajouter des utilisateurs pendant votre gestion des autres utilisateurs. Cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs et choisissez l'option Gérer les utilisateurs. La fenêtre Gérer les utilisateurs s'affiche. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.

La fenêtre Ajouter des utilisateurs s'ouvre. Saisissez les renseignements suivants :

Détails concernant l'utilisateur Saisissez le nom, l'adresse de courriel et l'ID de l'employé, puis sélectionnez un département dans le menu déroulant Département (pour plus de détails sur la gestion des départements, voir la rubrique Administrer les départements). Si cette section contient des champs personnalisés (p. ex : ID de contrat pour des tarifs négociés), saisissez les renseignements particuliers ou sélectionnez les choix préréglés (comme un ID de contrat à assigner à cet utilisateur).
Paramètres d'administration Cochez cette case si vous souhaitez autoriser cet employé à accéder au Tableau de bord de la page Accès administrateur. Pour afficher toutes les données disponibles dans ce tableau de bord, voir la rubrique Naviguer dans le tableau de bord de la page Accès administrateur.
Paramètres de dépenses Sélectionnez un approbateur dans le menu déroulant Approbateur assigné (pour plus de détails sur la façon dont les rapports de dépenses des employés sont approuvés, voir la rubrique Travailler avec les rapports de dépenses). Cochez la case Autorisations d'approbateur si l'employé est également autorisé à approuver les rapports de dépenses (pour plus de détails sur le rôle des approbateurs, voir la rubrique Le rôle de l'approbateur). Cochez la case Autorisations de payeur si l'employé est également un payeur (voir la rubrique Le rôle du payeur pour plus de détails.
Si votre site utilise des contrats de voiture de location EHI, chaque utilisateur doit se voir attribuer un numéro de contrat EHI afin de voir les résultats de recherche de location de voiture. Voir « Assigner un ID de contrat et numéros de facturation » dans ID de contrats et numéros de facturation pour obtenir les instructions.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer et Ajouter un autre.

Gérer les utilisateurs et réinitialiser les mots de passe

Pour gérer les utilisateurs et réinitialiser leur mot de passe, cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs et choisissez l'option Gérer les utilisateurs. La fenêtre Gérer les utilisateurs s'affiche, contenant la liste des utilisateurs.

Vous pouvez rechercher des utilisateurs particuliers par leur nom ou leur adresse de courriel, ou limiter votre recherche en sélectionnant un département dans le menu déroulant Département.

Pour afficher les paramètres d'un utilisateur, envoyer un courriel de rappel pour réinitialiser un mot de passe, emprunter l'identité d'un utilisateur pour voir ses itinéraires, ou pour désactiver un utilisateur cliquez sur son nom de dans la liste. L'écran des paramètres de l'utilisateur s'affiche. Vous pouvez alors :

Cliquez sur Personnifier pour vous faire passer pour l’utilisateur La personnification vous permet d'agir comme l'utilisateur représenté afin d'identifier clairement les problèmes ayant une incidence sur l'utilisateur et de les résoudre, de voir les itinéraires de l'utilisateur et de réserver un voyage en son nom.
- Si plusieurs langues sont activées pour le site, un écran de choix de la langue s'affiche. Choisissez votre langue.
- En tant qu'administrateur, votre nom est affiché à titre de référence dans le coin supérieur droit de la page tandis que vous personnifiez un utilisateur.
- Pour arrêter la personnification, cliquez sur le nom de l'utilisateur en haut de la page, puis sélectionnez Fermer.
  Remarque : En personnifiant un utilisateur, toute action que vous prenez est réelle, comme si l'utilisateur même effectuait l'action. Cela signifie que tout vol que vous réservez sera réellement réservé au nom de l'utilisateur.
Cliquer sur le bouton Désactiver pour désactiver l'utilisateur.
Cliquer sur Envoyer un courriel de rappel pour envoyer à l'utilisateur un courriel concernant la réinitialisation du mot de passe.
Cliquer sur le bouton Modifier pour modifier le contenu des champs Détails concernant l'utilisateur, Paramètres d'administration et Paramètres de dépenses.

Chargement des profils des utilisateurs

En tant qu'administrateur du site, vous pourriez ajouter en une seule opération plusieurs utilisateurs à votre site si ce site a été configuré pour offrir cette fonction. Suivez les étapes ci-dessous :

Sélectionnez l'option Gérer les utilisateurs dans l'onglet Utilisateurs. La page Gérer les utilisateurs s'ouvre.
Si votre site est configuré de façon à permettre le chargement de plusieurs profils d'utilisateurs, cliquez sur le bouton « Ajouter plusieurs utilisateurs » qui figure au-dessus de la liste des utilisateurs. La page Ajouter plusieurs utilisateurs s'affiche.
Téléchargez la feuille de calcul servant de modèle : profile_upload_template_fr_CA.csv
Créez une nouvelle feuille de calcul à partir du modèle et modifiez les renseignements sur l'utilisateur en suivant le format indiqué dans le tableau ci-dessous.
Lorsque vous avez terminé la saisie des modifications dans la feuille de calcul, enregistrez-la comme fichier à valeurs séparées par des virgules (format CSV) selon les meilleures pratiques de compatibilité tableur pour l'enregistrement de fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton « Choisir le fichier » et naviguez dans vos dossiers afin de sélectionner le fichier CSV enregistré précédemment.
Cliquez sur « Charger » pour charger le fichier.

Avertissement : Ne pas utiliser de virgules dans vos valeurs saisies dans les champs de données car le tableur les utilise comme séparateurs.

Remarque :

Pour les champs relatifs aux autorisations d'administrateur, d'approuveur et de payeur, tapez « Oui » ou « Non » pour attribuer les permissions appropriées. Si ces champs sont laissés vides, la valeur par défaut des autorisations est « Non ». Dans le cas des autorisations d'approbateur, vous ne pouvez changer la valeur de « Oui » à « Non » que dans Accès de l'administrateur.
Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) dans le tableau ci-dessous.
Si des champs obligatoires sont restés vides, le chargement échouera.

Champ	Description
First Name* / Prénom*	Le prénom de l'utilisateur.
Last Name* / Nom de famille*	Le nom de famille de l'utilisateur.
Employee ID / ID d’employé	Les entreprises qui utilisent en outre un ID pour chaque employé peuvent, si elle le désirent, ajouter cet ID au profil de l'employé.
Email* / Courriel*	L'adresse de courriel de l'utilisateur.
External ID / ID externe	Laissez ce champ vide.
Department Name / Nom du département	Associez chaque utilisateur au nom du département pertinent dans votre entreprise. Pour vous permettre d'associer les employés aux noms de département appropriés, il faut que ces noms existent déjà dans le système.
Assigned Approver / Approbateur assigné	Cette personne approuvera les rapports de dépenses pour l'employé spécifique dont vous avez chargé le profil. Chaque approbateur est identifié par son adresse de courriel. Les approbateurs assignés doivent avoir des autorisations d'approbateur. L'approbateur doit également déjà exister dans le système en tant qu'utilisateur.
Admin Permissions / Autorisations d'administrateur	Tapez « Oui » ou « Non » comme valeur de champ pour cette autorisation afin de permettre ou de refuser à l'utilisateur un accès de l'administrateur aux configurations du site de votre entreprise.
Approver Permissions / Autorisations d'approbateur	Tapez « Oui » ou « Non » comme valeur de champ pour cette autorisation afin de permettre ou de refuser à l'utilisateur le droit d'approuver les rapports de dépenses pour d'autres employés.
Payer Permissions / Autorisations de payeur	Tapez « Oui » ou « Non » comme valeur de champ pour cette autorisation afin de permettre ou de refuser à l'utilisateur le droit de traiter les rapports de dépenses approuvés aux fins de paiement.