Als Administrator können Sie Firmenadressbücher für die gesamte Website einrichten und allgemeine Adressbücher aktivieren (z. B. eine öffentliche Datenbank für Ärzte), um Teilnehmer für bestimmte Ausgabentypen schnell in „Ausgaben“ nachverfolgen zu können. Diese Funktion muss für die Website konfiguriert sein. Die Kontakte in den Firmen- und allgemeinen Adressbüchern stehen allen Firmenbenutzern (bzw. allen Benutzern der Website) zur Verfügung.

Hinweis: Um das Teilnehmer-Tracking nutzen zu können, müssen Sie die Option Teilnehmer-Tracking für einen oder mehrere Ausgabentypen (z. B. „Mahlzeiten“) einrichten. Siehe /wiki/spaces/DRAF/pages/17072957.

Personen, die Reisekostenabrechnungen einreichen, können damit schnell nach Teilnehmern suchen und sie aus den Adressbüchern hinzufügen, wenn sie ein Linienelement mit dem Ausgabentyp erstellen. Beispielsweise können sie ganz einfach Teilnehmer für Ausgaben für Mahlzeiten hinzufügen. (Siehe /wiki/spaces/DRAF/pages/17073077 für Details zum Erstellen eines Linienelements in der Reisekostenabrechnung.)

So richten Sie Firmenadressbücher ein:

Klicken Sie oben auf der Startseite auf die Registerkarte Administratorzugriff (nur für Ausgabenadministratoren sichtbar), um die Übersichtsseite des Administratorzugriffs zu öffnen (sofern sie nicht bereits geöffnet ist).
Klicken Sie auf die Registerkarte Firma. Die Firmenprofilseite wird geöffnet.
Klicken Sie auf den Link Adressbuch, um die Seite „Einstellungen | Adressbuch“ zu öffnen.
Um ein Firmenadressbuch für die gesamte Website hinzuzufügen, klicken Sie im Bereich „Firmenadressbuch“ auf Neues Adressbuch hinzufügen.

Geben Sie in das Feld „Name“ einen Namen und in das Feld „Beschreibung“ eine Beschreibung für das Adressbuch ein.
Achten Sie darauf, dass die Einstellung „Aktiv“ eingeschaltet ist.
Klicken Sie auf Speichern, um das Adressbuch zu speichern.
Befolgen Sie die Anweisungen in Uploading Contacts to Company Address Books.

Um eines oder mehrere allgemeine Adressbücher zu aktivieren, markieren Sie für jedes Adressbuch das Kontrollkästchen „Aktiv“ und klicken Sie auf Speichern, um die Auswahl zu speichern.

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