Als Administrator können Sie Firmenadressbücher für die gesamte Website einrichten, vorausgesetzt, diese Funktion wurde für Ihre Website konfiguriert. Die in einem Firmenadressbuch gespeicherten Kontakte stehen alle Firmen- bzw. Website-Benutzern zur Teilnehmerverfolgung in Reisekostenabrechnungen zur Verfügung. Kontakte werden in Adressbüchern organisiert. Details zum Einrichten von Firmenadressbüchern finden Sie unter Firmenadressbücher einrichten.

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü der Registerkarte Firma die Option Kontakte aus, um Kontakte in website-übergreifende Firmenadressbücher hochzuladen. Die Seite „Kontakte“ wird geöffnet.

Tipp: Wenn Sie im Menü „Firma“ bereits die Option „Adressbuch“ ausgewählt haben, können Sie in der linken Spalte auf Kontakte klicken, um zur Seite „Kontakte“ zu gelangen.

Exportieren von Adressbuchkontakten

Wenn Sie bereits ein Adressbuch mit Kontakten eingerichtet haben, können Sie die Kontakte in eine Datei mit durch Komma getrennten Werten (CSV-Datei) exportieren und auf dem Computer speichern. Wenn Sie Kontakte zu einem vorhandenen Adressbuch hinzufügen oder daraus löschen möchten, exportieren Sie zunächst die Adressbuchkontakte.

Scrollen Sie auf der Seite „Kontakte“ bis zum Bereich „Adressbuchkontakte exportieren“ und klicken Sie auf den Link Adressbuchkontakte exportieren.

Hochladen der CSV-Datei

Um Kontakte in ein Adressbuch hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

Exportieren Sie Ihr aktuelles Adressbuch (wie oben beschrieben) oder laden Sie die Vorlage zum Erstellen eines neuen Adressbuchs herunter: addressbook_contacts_upload_template_de_DE.csv.
Erstellen Sie aus der Vorlage eine neue CSV-Datei oder kopieren Sie die exportierte CSV-Datei und bearbeiten Sie die in der Datei gespeicherten Daten entsprechend den Angaben in der nachstehenden Tabelle.
Tipp: Um einen Kontakt zu löschen oder zu deaktivieren, geben Sie in das Feld „Aktiv“ des betreffenden Kontakts „N“ ein.
Wenn Sie die Bearbeitung der CSV-Datei abgeschlossen haben, speichern Sie die Datei.
Klicken Sie oben auf der Startseite auf die Registerkarte Administratorzugriff (nur für Ausgabenadministratoren sichtbar), um die Übersichtsseite des Administratorzugriffs zu öffnen (sofern sie nicht bereits geöffnet ist).
Klicken Sie auf die Registerkarte Firma. Die Firmenprofilseite wird geöffnet.
Klicken Sie auf den Link Kontakte. Die Schaltfläche Hochladen des website-übergreifenden Adressbuchs wird angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen, um durch Ihre Ordner zu navigieren und die von Ihnen gespeicherte CSV-Datei auszuwählen.
Klicken Sie auf Hochladen, um die CSV-Datei hochzuladen.

Hinweis: Verwenden Sie in Ihren Datenfeldwerten keine Kommas, weil diese für die Verwendung als Trennzeichen reserviert sind.

Hinweis:

Pflichtfelder sind in der nachstehenden Tabelle mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
Wenn die Pflichtfelder leer sind, wird das Hochladen fehlschlagen.

Zum Ansehen der Tabelle hier klicken …

Feld	Beschreibung
Name des Adressbuchs*	Der Name des Firmenadressbuchs, in dem dieser Kontakt gespeichert werden soll. Wenn das Adressbuch vorhanden ist, wird der Kontakt importiert; ist das Adressbuch nicht vorhanden, erfolgt auch kein Import. Siehe Firmenadressbücher einrichten für Details zum Erstellen von Firmenadressbüchern.
Externe ID	Geben Sie einen Wert ein, mit dem der Kontakt im System eindeutig identifiziert werden kann. Mithilfe der externen ID können Sie die Kontaktdaten eines vorhandenen Kontakts aktualisieren. Wenn keine externe ID angegeben wird, wird sie automatisch generiert.
Firmenname	(Optional) Der Firmenname des Kontakts.
Vorname*	Der Vorname der Kontaktperson. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 35.
Zweiter Vorname	(Optional) Der zweite Vorname des Kontakts. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 35.
Nachname*	Der Nachname der Kontaktperson. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 35.
Titel	(Optional) Der Titel des Kontakts.
Suffix	(Optional) Der Suffix des Kontakts. Der Suffix darf nur aus folgenden Werten bestehen: Jr. Sr. II III IV Ph.D
Position	(Optional) Die Position des Kontakts. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 100.
Private Adresse – Straße (Spalten 1 bis 4)	(Optional) Die Straße, in der die Kontaktperson wohnt, mit drei zusätzlichen Spalten für weitere Informationen zu Straße oder Wohnung. Alle Einträge müssen in alphanumerischen Zeichen erfolgen (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl für jede Zeile beträgt 35.
Private Adresse – Ort	(Optional) Die Stadt, in der die Kontaktperson wohnt. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 50.
Private Adresse – Bundesland/Provinz	(Optional) Bundesland oder Provinz des Kontakts. Es muss ein gültiges Bundesland/eine gültige Provinz bzw. ein gültiger Code eingegeben werden. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 50.
Private Adresse – Postleitzahl	(Optional) Die Postleitzahl der Kontaktperson. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 25.
Private Adresse – Land	(Optional) Der Ländercode des Landes, in dem die Kontaktperson lebt. Der Eintrag muss aus einem gültigen 2-stelligen ISO-Ländercode bestehen.
Private E-Mail-Adresse	(Optional) Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Muss in einem gültigen E-Mail-Format angegeben werden. Die maximale Zeichenanzahl beträgt 100.
Private Telefonnummer	(Optional) Die private Festnetznummer der Kontaktperson mit Vorwahl. Geben Sie nur Zahlen ein; alle anderen Zeichen werden entfernt. Mindestanzahl der Ziffern: 10 Höchstanzahl der Ziffern: 50
Private Mobilnummer	(Optional) Die private Mobilnummer der Kontaktperson mit Vorwahl. Geben Sie nur Zahlen ein; alle anderen Zeichen werden entfernt. Mindestanzahl der Ziffern: 10 Höchstanzahl der Ziffern: 50
Private Faxnummer	(Optional) Die private Faxnummer der Kontaktperson mit Vorwahl. Geben Sie nur Zahlen ein; alle anderen Zeichen werden entfernt. Mindestanzahl der Ziffern: 10 Höchstanzahl der Ziffern: 50
Arbeitsadresse – Straße (Spalten 1 bis 4)	(Optional) Die Straße, in der die Kontaktperson arbeitet, mit drei zusätzlichen Spalten für weitere Informationen zu Straße, Zimmer oder Postfach. Alle Einträge müssen in alphanumerischen Zeichen erfolgen (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl für jede Zeile beträgt 35.
Arbeitsadresse – Ort	(Optional) Die Stadt, in der die Kontaktperson arbeitet. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 50.
Arbeitsadresse – Bundesland/Provinz	(Optional) Das Bundesland/die Provinz, in dem/der die Kontaktperson arbeitet. Es muss ein gültiges Bundesland/eine gültige Provinz bzw. ein gültiger Code eingegeben werden. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 50.
Arbeitsadresse – Postleitzahl	(Optional) Die Postleitzahl des Arbeitsortes der Kontaktperson. Muss in alphanumerischen Zeichen angegeben werden (Leerzeichen sind zulässig). Die maximale Zeichenanzahl beträgt 25.
Arbeitsadresse – Land	(Optional) Der Ländercode des Landes, in dem die Kontaktperson arbeitet. Der Eintrag muss aus einem gültigen 2-stelligen ISO-Ländercode bestehen.
Geschäftliche E-Mail-Adresse	(Optional) Die geschäftliche E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Muss in einem gültigen E-Mail-Format angegeben werden. Die maximale Zeichenanzahl beträgt 100.
Geschäftliche Telefonnummer	(Optional) Die geschäftliche Festnetznummer der Kontaktperson mit Vorwahl. Geben Sie nur Zahlen ein; alle anderen Zeichen werden entfernt. Mindestanzahl der Ziffern: 10 Höchstanzahl der Ziffern: 50
Geschäftliche Mobilnummer	(Optional) Die geschäftliche Mobilnummer der Kontaktperson mit Vorwahl. Geben Sie nur Zahlen ein; alle anderen Zeichen werden entfernt. Mindestanzahl der Ziffern: 10 Höchstanzahl der Ziffern: 50
Geschäftliche Faxnummer	(Optional) Die geschäftliche Faxnummer der Kontaktperson mit Vorwahl. Geben Sie nur Zahlen ein; alle anderen Zeichen werden entfernt. Mindestanzahl der Ziffern: 10 Höchstanzahl der Ziffern: 50
Aktiv	Geben Sie „Y“ ein, um den Kontakt zu aktivieren, oder „N“, um ihn zu deaktivieren.

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