En tant qu'administrateur, vous pouvez activer la fonction d'avance en espèces pour assurer un suivi de ces montants dans les rapports de dépenses. La fonction est désactivée par défaut.
Si vous l'activez, l'expéditeur d'un rapport de dépenses peut, au moment de créer un rapport, saisir le montant d'une avance en espèces ainsi que la date de la transaction (voir la rubrique Créer un rapport de dépenses pour plus de détails). Le montant de l'avance est inclus dans les calculs des en-têtes du rapport et apparaît comme une ligne séparée dans le rapport de dépenses.
Pour activer la fonction d'avance en espèces, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur le lien Avance en espèces dans la colonne de gauche de la page Services | Dépenses. La section Avance en espèces apparaît.
- Cochez la case de l'option Activer l'avance en espèces.
- (Facultatif) Ajoutez un identifiant du compte GL dans le champ Compte du grand livre général.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.