En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter des carnets d'adresses pour l'ensemble de l'entreprise si votre site a été configuré pour offrir cette fonctionnalité. Tous les utilisateurs de l'entreprise (ou du site) ont accès aux contacts figurant dans un carnet d'adresses de l'entreprise afin d'assurer un suivi des participants dans Dépenses. Les contacts sont classés en carnets d'adresses. Pour plus de détails sur la configuration des carnets d'adresses de l'entreprise, voir la rubrique Configuration des carnets d'adresses de l'entreprise.
Choisissez Contacts dans le menu déroulant de l'onglet Entreprise pour télécharger des contacts dans le carnet d'adresses global de l'entreprise. La page des contacts s’affiche.
Astuce : Si vous avez déjà choisi le carnet d'adresses dans le menu Entreprise, vous pouvez cliquer sur le lien Contacts dans la colonne de gauche pour accéder à la page des contacts.
Si vous avez déjà configuré un carnet d'adresses comportant des contacts, vous pouvez les exporter dans une feuille de calcul à valeurs séparées par des virgules (format CSV) sur votre ordinateur. Si vous devez ajouter ou supprimer des contacts d'un carnet d'adresses existant, exportez d'abord les contacts.
Faites défiler la page Contacts jusqu'à la section Exporter des contacts du carnet d’adresses, et cliquez sur le lien Exporter des contacts du carnet d’adresses.
Pour télécharger des contacts dans votre carnet d'adresses, procédez comme suit :
- Exportez votre carnet d'adresses actuel (comme décrit à la section précédente), ou téléchargez se modèle pour créer un nouveau carnet d'adresses : addressbook_contacts_upload_template_fr_CA.csv.
- Créez une nouvelle feuille de calcul à valeurs séparées par des virgules (format CSV) à partir du modèle ou copiez le fichier exporté et modifiez les données du fichier selon le format indiqué dans le tableau ci-dessous.
Astuce : Pour supprimer ou désactiver un contact, entrez N dans le champ actif de ce contact. - Lorsque vous avez terminé la modification du fichier CSV, enregistrez-le.
- Cliquez sur l'onglet Accès administrateur (visible aux administrateurs de Dépenses seulement) en haut de la page d'accueil pour ouvrir le Tableau de bord de la page Accès administrateur (s'il n'est pas déjà ouvert).
- Cliquez sur l'onglet Entreprise pour que s'ouvre votre page Profil de l'entreprise.
- Cliquez sur le lien Contacts pour afficher le bouton Charger pour le carnet d'adresses pour l'ensemble de l'entreprise.
- Cliquez sur le bouton Choisir le fichier et naviguez dans vos dossiers afin de sélectionner le fichier CSV enregistré précédemment.
- Cliquez sur Charger pour charger le fichier CSV.
Avertissement : Ne pas utiliser de virgules dans vos valeurs saisies dans les champs de données car le tableur les utilise comme séparateurs.
Remarque :
- Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) dans le tableau ci-dessous.
- Si des champs obligatoires sont restés vides, le chargement échouera.
Cliquez ici pour voir le tableau…
Champ | Description |
Nom du carnet d'adresses* | Le nom du carnet d'adresses de l'entreprise dans lequel ce contact sera enregistré. Si le carnet existe, le contact y sera ajouté; cependant, s'il n'existe pas, cette action échouera. Voir la rubrique Configuration des carnets d'adresses de l'entreprise pour plus de détails sur la création des carnets d'adresses de l'entreprise. |
ID externe | Entrez une valeur qui identifie le contact de façon unique dans votre système. Vous pouvez utiliser l'ID externe d'un contact existant pour mettre à jour les coordonnées du contact. Si le contact ne possède aucun ID externe, cet ID sera généré automatiquement. |
Nom de l’entreprise | (Facultatif) Le nom de l'entreprise du contact. |
Prénom* | Le prénom du contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 35. |
Second prénom | (Facultatif) Le second prénom du contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 35. |
Nom de famille* | Le nom de famille du contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 35. |
Titre | (Facultatif) Le titre du contact. |
Suffixe | (Facultatif) Le suffixe du contact. Ce champ n'accepte que l'une des valeurs suivantes : |
Fonction | (Facultatif) La fonction du contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 100. |
Rue de l'adresse personnelle (colonnes 1 à 4) | (Facultatif) L'adresse résidentielle du contact, avec trois colonnes supplémentaires pour inscrire de l'information supplémentaire sur la rue ou l'appartement. Toutes les entrées doivent contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 35 pour chacune des colonnes. |
Ville de l'adresse personnelle | (Facultatif) La ville où réside le contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 50. |
Province de l'adresse personnelle | (Facultatif) La province du contact. Ce champ doit comporter un nom ou code d'État ou de province valide. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 50. |
Code postal de l'adresse personnelle | (Facultatif) Le code ZIP ou le code postal résidentiel du contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 25. |
Pays de l'adresse personnelle | (Facultatif) Le code de pays où réside le contact. Ce champ doit contenir un code de pays à deux lettres ISO valide. |
Adresse de courriel personnelle | (Facultatif) L'adresse de courriel du contact. Elle doit respecter le format d'adresse de courriel approprié. Le nombre maximal de caractères est de 100. |
Téléphone personnel | (Facultatif) Le numéro de téléphone résidentiel du contact, incluant le code régional. Utiliser seulement des valeurs numériques — tous les caractères autres que numériques seront supprimés. - Nombre minimal de chiffres : 10
- Nombre maximal de chiffres : 50
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Téléphone mobile personnel | (Facultatif) Le numéro de téléphone mobile du contact, incluant le code régional. Utiliser seulement des valeurs numériques — tous les caractères autres que numériques seront supprimés. - Nombre minimal de chiffres : 10
- Nombre maximal de chiffres : 50
|
Télécopieur personnel | (Facultatif) Le numéro de télécopieur du contact, incluant le code régional. Utiliser seulement des valeurs numériques — tous les caractères autres que numériques seront supprimés. - Nombre minimal de chiffres : 10
- Nombre maximal de chiffres : 50
|
Rue de l'adresse professionnelle (colonnes 1 à 4) | (Facultatif) L'adresse professionnelle du contact, avec trois colonnes supplémentaires pour inscrire de l'information complémentaire sur la rue, le bureau ou la boîte postale. Toutes les entrées doivent contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 35 pour chacune des colonnes. |
Ville de l'adresse professionnelle | (Facultatif) La ville de l'adresse professionnelle du contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 50. |
Province de l'adresse professionnelle | (Facultatif) La province de l'adresse professionnelle du contact. Ce champ doit comporter un nom ou code d'État ou de province valide. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 50. |
Code postal de l'adresse professionnelle | (Facultatif) Le code ZIP ou le code postal professionnel du contact. Ce champ doit contenir des caractères alphanumériques (les espaces sont permis). Le nombre maximal de caractères est de 25. |
Pays de l'adresse professionnelle | (Facultatif) Le code de pays de l'adresse professionnelle du contact. Ce champ doit contenir un code de pays à deux lettres ISO valide. |
Courriel professionnel | (Facultatif) L'adresse de courriel professionnelle du contact. Elle doit respecter le format d'adresse de courriel approprié. Le nombre maximal de caractères est de 100. |
Téléphone professionnel | (Facultatif) Le numéro de téléphone professionnel du contact, incluant le code régional. Utiliser seulement des valeurs numériques — tous les caractères autres que numériques seront supprimés. - Nombre minimal de chiffres : 10
- Nombre maximal de chiffres : 50
|
Téléphone mobile professionnel | (Facultatif) Le numéro de téléphone mobile professionnel du contact, avec le code régional. Utiliser seulement des valeurs numériques — tous les caractères autres que numériques seront supprimés. - Nombre minimal de chiffres : 10
- Nombre maximal de chiffres : 50
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Télécopieur professionnel | (Facultatif) Le numéro de télécopieur professionnel du contact, avec le code régional. Utiliser seulement des valeurs numériques — tous les caractères autres que numériques seront supprimés. - Nombre minimal de chiffres : 10
- Nombre maximal de chiffres : 50
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Actif | Entrez « O » pour rendre le contact actif ou « N » pour le désactiver. Si rien n'est précisé, la valeur par défaut est « Y ». |