Les contrôles souples en matière de politique vous permettent de déterminer la façon dont vos employés peuvent sauver du temps et économiser de l'argent pour l'entreprise.  Les directives s'affichent dans les résultats de recherche pour aider les employés à prendre des décisions de réservation selon les politiques de votre entreprise. Des politiques de voyage vous sont déjà fournies, que vous pouvez modifier à votre guise. Par exemple, vous pouvez modifier une politique fournie concernant les vols pour permettre ou refuser les réservations en première classe, et une politique sur les hôtels fixe votre tarif journalier personnalisé pour toutes les villes.

Modification des politiques de voyage

Pour modifier les politiques du service de Voyage, choisissez Voyage dans le menu déroulant des services. La page Services | Voyage s'affiche. Pour apporter des modifications, cliquez sur le lien Personnaliser la politique à droite de la page. Cliquez sur le lien Personnaliser la politique pour effectuer des modifications.

Astuce : Une fois la personnalisation des politiques terminée, le lien Restaurer les valeurs par défaut apparaît. Cliquez sur Restaurer les paramètres par défaut si vous souhaitez restaurer les paramètres par défaut des politiques.

Modifier les politiques de vol

Sous la section Vol, vous pouvez apporter les modifications suivantes aux politiques :

Le maximum qu'un employé peut payer par rapport au plus bas tarif et qui respecte toujours la politique. Sélectionnez la devise dans le menu déroulant et saisissez le montant.
Les voyageurs ont le droit de réserver en première classe : Sélectionnez Oui ou Non. Si c'est oui, saisissez les renseignements suivants :
- La première classe n'est autorisée que pour les vols internationaux : Sélectionnez Oui ou Non.
- Temps de vol minimal pour la première classe : Sélectionnez le nombre d'heures dans le menu déroulant.
Les voyageurs ont le droit de réserver en classe affaires : Sélectionnez Oui ou Non. Si c'est oui, saisissez les renseignements suivants :
- La classe affaires n'est autorisée que pour les vols internationaux : Sélectionnez Oui ou Non.
- Temps de vol minimal pour la classe affaires : Sélectionnez le nombre d'heures dans le menu déroulant.
Requière des vols de correspondance : Sélectionnez Oui ou Non. Si c'est oui, saisissez les renseignements suivants :
- Lorsque les vols de correspondance sont moins chers que les vols directs par : Entrez le montant.
- Lorsque le temps de vol ne dépasse pas : Sélectionnez le nombre d'heures dans le menu déroulant.
Les voyageurs doivent choisir un autre aéroport pour réduire les frais de voyage : Sélectionnez Oui ou Non.

Modifier la politique en matière d'hôtels

Sous la section Hôtel, saisissez le montant du tarif journalier pour toutes les villes.

Modifier la politique en matière de voitures de location

Sous la section Voiture de location, cliquez sur le lien Voir tous les types de voiture. La fenêtre Types de véhicules pour la location de voiture s'ouvre.

Sélectionnez le type de véhicule que les utilisateurs peuvent réserver en cochant une case dans la colonne Personnaliser, pour définir la taille de voiture maximale autorisée (les cases Économie sont déjà cochées). Les types de véhicules qui ne sont pas sélectionnés sont considérés comme étant hors politique. Cliquez sur Activer pour activer la politique sur les voitures de location.

Enregistrer vos modifications

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page.

Entrée d'ID de contrats et numéros de facturation

Si votre site utilise les ID de contrat de location de voiture et les numéros de facturation, il est possible que vous ayez à les entrer pour chaque utilisateur. Voir ID de contrats et numéros de facturation pour obtenir des instructions.

Configurer le message Hors-politique

Par défaut, le message « hors politique » que les employés voient s'afficher s'ils ne respectent pas une politique est : « Votre sélection est hors politique ». Vous pouvez modifier le message de notification et définir les options d'avis. Sélectionnez Politiques dans le menu déroulant Services . La page Services | Politiques s'affiche.

Modifier le message en saisissant du texte dans la zone de message. Vous pouvez également cliquer (facultatif) sur les options suivantes :

Les utilisateurs doivent fournir une explication avant d'effectuer une réservation hors politique. Cette case est décochée par défaut. Si elle est cochée, les utilisateurs doivent saisir une explication.
Envoyer un avis par courriel lorsqu'un utilisateur effectue une réservation hors politique. Cette case est décochée par défaut. Si vous cochez cette option, saisissez les adresses de courriel (séparées par des virgules). Cet avis est généralement destiné aux gestionnaires ou aux administrateurs.