Durch eine flexible Richtliniensteuerung können Sie definieren, wie Mitarbeiter Zeit und Geld sparen können. In den Suchergebnissen werden Leitlinien angezeigt, die den Mitarbeitern die Buchungsentscheidung im Rahmen der Unternehmensrichtlinien erleichtern sollen. Ihnen werden Reiserichtlinien bereitgestellt, die Sie wie gewünscht verändern können. Beispielsweise können bereitgestellte Flugrichtlinien verändert werden, um Buchungen von Flügen erster Klasse zu gestatten oder zu verbieten und mit der bereitgestellten Hotelrichtlinie können Sie benutzerdefinierte Tageshöchstpauschalen für alle Städte einrichten.

Reiserichtlinien anpassen

Klicken Sie auf Reise im Dropdown-Menü Dienste, um Richtlinien für Reisedienste anzupassen. Die Seite „Dienste | Reise“ wird geöffnet. Klicken Sie auf den Link Richtlinien anpassen rechts auf der Seite, um Änderungen vorzunehmen.

Tipp: Nach Anpassen der Richtlinien wird der Link Standardeinstellungen wiederherstellen angezeigt. Klicken Sie auf Standardeinstellungen wiederherstellen, um die voreingestellten Richtlinien wiederherzustellen.

Flugrichtlinien anpassen

Im Bereich „Flüge“ können Sie die folgenden Richtlinien anpassen:

Die Summe, die ein Mitarbeiter über dem günstigsten Tarif liegen darf und sich trotzdem noch innerhalb der Richtlinien befindet: Wählen Sie eine Währung aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie die Summe ein.
Reisende dürfen erste Klasse buchen: Wählen Sie Ja oder Nein. Falls Ja, geben Sie folgende Informationen an:
- Erste Klasse nur bei internationalen Flügen: Wählen Sie Ja oder Nein.
- Mindestfluglänge für erste Klasse: Wählen Sie die Stundenanzahl aus dem Dropdown-Menü aus.
Reisende dürfen Businessclass buchen: Wählen Sie Ja oder Nein. Falls Ja, geben Sie folgende Informationen an:
- Businessclass nur bei internationalen Flügen: Wählen Sie Ja oder Nein.
- Mindestfluglänge für Businessclass: Wählen Sie die Stundenanzahl aus dem Dropdown-Menü aus.
Anschlussflüge: Wählen Sie Ja oder Nein. Falls Ja, geben Sie folgende Informationen an:
- Wenn Anschlussflüge billiger sind als Direktflüge, dann über: Geben Sie die Summe ein.
- Wenn sich die Reisezeit nicht um mehr erhöht als: Wählen Sie die Stundenanzahl aus dem Dropdown-Menü aus.
Reisende müssen von einem anderen Flughafen abfliegen, um Reisekosten zu reduzieren: Wählen Sie Ja oder Nein.

Hotelrichtlinien anpassen

Geben Sie im Bereich „Hotel“ die gewünschte Summe für die Tageshöchstpauschale für alle Städte ein.

Mietwagenrichtlinien anpassen

Klicken Sie im Bereich „Mietwagen“ auf den Link Alle Fahrzeugklassen anzeigen. Das Fenster„Mietwagen-Fahrzeugklassen“ wird geöffnet.

Wählen Sie die höchste Mietwagen-Fahrzeugklasse durch Markieren des Kontrollkästchens in der Spalte Anpassen aus, die Benutzer buchen dürfen (die Kontrollkästchen „Sparpreise“ sind bereits markiert). Nicht ausgewählte Fahrzeugklassen liegen außerhalb der Richtlinien. Klicken Sie auf Aktivieren, um die Mietwagenrichtlinien zu aktivieren.

Änderungen speichern

Wenn alle Änderungen vorgenommen wurden, klicken Sie am Ende der Seite auf die Schaltfläche Speichern.

Vertrags-IDs und Rechnungsnummern eingeben

Falls Ihr Standort Vertrags-IDs und Rechnungsnummern für Mietwagen verwendet, müssen Sie diese für jeden Nutzer eingeben. Siehe Vertrags-IDs und Rechnungsnummern für Anweisungen.

Einrichten der Nachricht bei Richtlinienübertretung

Die standardmäßige Nachricht, die Mitarbeitern bei Übertretung der Richtlinien angezeigt wird, ist „Ihre Auswahl liegt außerhalb der Richtlinien“. Sie können die Nachricht anpassen und Benachrichtigungsoptionen einrichten. Wählen Sie Richtlinien aus dem Dropdown-Menü Dienste. Die Seite „Dienste | Richtlinien“ wird geöffnet.

Passen Sie die Nachricht durch Eingeben eines Texts in das Nachrichtenfeld an. Zusätzlich können Sie folgende Optionen auswählen:

Benutzer müssen eine Erklärung eingeben, bevor sie eine nicht richtliniengemäße Buchung vornehmen. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht markiert. Falls markiert, muss der Benutzer eine Erklärung abgeben.
Senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Benutzer eine nicht richtliniengemäße Buchung vornimmt. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht markiert. Wenn Sie diese Option markieren, geben Sie die E-Mail-Adressen an (getrennt durch Kommas). Diese Benachrichtigungen sind im Normalfall für Manager oder Administratoren gedacht.