Aperçu de l'affectation des coûts

La fonction d'affectation des coûts assigne les dépenses à des segments de coût particuliers, tels que les « projets » ou les « emplacements de magasins » qui contiennent des codes d'affectation des coûts spécifiques (tels que « Projet 101 ABC » ou « Magasin de Montréal 101 »). Les employés peuvent saisir l'affectation des coûts lors de l'ajout ou de la modification des articles dans les rapports de dépenses (voir la rubrique Affecter des coûts à un article d'un rapport de dépenses pour plus de détails).

L'affectation des coûts fournit aux administrateurs les éléments suivants :

Codes d'affectation des coûts : Beaucoup d'entreprises utilisent déjà des codes d'affectation des coûts (comme « 101 ») représentant des centres de coûts spécifiques au sein de l'organisation. En tant qu'administrateur, vous pouvez saisir ces codes dans un segment de coût, ainsi que des étiquettes de texte qui les identifient (par exemple, « Projet 101 ABCD »), de sorte que les employés puissent les affecter aux articles d'un rapport de dépenses. L'administrateur doit inclure une étiquette afin que les employés puissent reconnaître le code et le sélectionner dans la liste.

Segments de coût actifs : En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer un certain nombre de segments de coût. Vous pouvez également désigner les segments de coûts actifs (en cours d'utilisation) ou inactifs (inutilisés).

Liste validée des codes d'affectation des coûts : Pour chaque segment de coût, en tant qu'administrateur vous pouvez définir une liste validée des codes d'affectation des coûts, de sorte que l'employé puisse choisir parmi une liste de valeurs valides. Par exemple, si une entreprise répartit les coûts en fonction de l'emplacement des magasins, vous pouvez ajouter le nom de chaque emplacement de magasin et le code; les employés peuvent ensuite choisir différents emplacements de magasin pour répartir les dépenses par magasin. 

Liste dynamique des codes d'affectation des coûts : En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer une liste dynamique des codes d'affectation des coûts pour le segment de coût visé afin que les employés puissent choisir parmi une liste de valeurs, ou ajouter une nouvelle valeur. Par exemple, une entreprise qui répartit les coûts en fonction du projet peut configurer une liste dynamique de projets, à laquelle les employés pourront ajouter de nouveaux projets le cas échéant. Si l'employé saisit une nouvelle valeur (par exemple, un nouveau projet), cette valeur devient active afin que les autres utilisateurs puissent également la sélectionner.

Approbateurs de l'affectation des coûts : Les entreprises peuvent contrôler les dépenses par projet ou les autres répartitions de coûts spécifiques en désignant les approbateurs qui doivent approuver les rapports de dépenses qui en lien avec le projet ou toute autre allocation de coût en particulier. 

Configurer les segments de coût

Pour configurer l'affectation des coûts, cliquez sur le lien Affectation des coûts dans la colonne de gauche de la page Services | Dépenses. La section Affectation des coûts affiche un segment de coût inactif unique intitulé « Projet ». Sous le segment de coût figure une liste vide de codes d'affectation des coûts (projets) pour le segment de coût « Projet ».

Ajout ou modification d'un segment de coûts

Vous pouvez utiliser les codes de répartition du segment de coût du projet en les modifiant, ou ajouter un nouveau segment de coûts : 

• Pour modifier votre segment de coût de projet, cliquez sur le nom du segment de coût (Projet), puis cliquez sur le lien Modifier, à droite sur la page, pour ce segment de coût. La boîte de dialogue Modifier le segment de coût s'affiche, et vous pouvez modifier les options ci-dessous. 
• Pour ajouter un nouveau segment de coût, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau segment sous la case de sélection dans la partie Segment de coût de la page. La boîte de dialogue Nouveau segment de coût s'affiche, et vous pouvez définir les options ci-dessous. 

Dans le segment Modifier segment de coût ou dans la boîte de dialogue Nouveau segment de coût, faites ce qui suit : 

1. Lien vers le profil et le nom : Cliquez sur la case Lier au profil pour établir un lien entre le segment de coûts et un champ du profil. Vous pouvez ensuite choisir le champ du profil, comme Service ou Centre de coûts, dans le menu déroulant Nom. Si vous ne cliquez pas sur cette case, vous pouvez entrer le nom du segment des coûts dans le champ Nom.
2. Description : Saisissez une description pour ce segment de coût.
3. Sous-segment de (facultatif) : Choisissez un segment de coût parent pour ce segment de coût dans le menu déroulant (vous devez avoir déjà créé le segment parent, voir « Configurer un segment parent et un sous-segment enfant » dans cette rubrique).
4. Entrées ajoutées par : Cette option permet de définir si les employés peuvent ajouter des entrées au segment de coût. Si vous définissez un sous-segment, cette option correspond au paramétrage du segment parent et sera en grisé. Pour un segment de coût parent, choisissez l'une des options suivantes :
   • Administration : Configurez une liste validée des entrées (codes d'affectation des coûts) pour ce segment que vous seul (en tant qu'administrateur) pouvez modifier.
   • Administration et employés : Configurez une liste dynamique qui affiche les entrées, mais qui permet également aux employés d'ajouter d'autres entrées.
5. Obligatoire : Cliquez sur la case à cocher pour activer cette option qui exige des utilisateurs qu'ils précisent un code d'allocation de coût pour chaque dépense entrée.
   • Si l'option Requis est cochée, le segment de coût est obligatoire, et l'employé doit choisir un code d'allocation de coût dans ce segment de coût, et ce, pour chaque ligne. Si la case Requis est cochée, vous pouvez aussi choisir :
     • Rapport et transaction : Cliquez sur ce bouton pour exiger un segment des coûts à la fois au niveau du rapport et au niveau de la transaction. Au niveau du rapport, la valeur de cette affectation de coût s'appliquera à tous les articles du rapport.
     • Transaction uniquement : Cliquez sur ce bouton pour exiger un segment des coûts au niveau de la transaction seulement. L'expéditeur a le choix entre différentes affectations des coûts pour les segments de coût de chacun des articles du rapport de dépenses.
   • Si l'option Requis n'est pas cochée, le segment de coût est facultatif et peut être laissé vide pour des articles du rapport de dépenses au moment de l'envoi du rapport.
     Remarque : Si vous définissez un sous-segment, cette option correspond au paramétrage du segment parent et sera en grisé.
     Astuce : Si un article du rapport de dépenses est une dépense personnelle, l'employé n'a pas besoin de répartir les coûts, que cette option soit cochée ou non. La section de l'affectation des coûts ne s'affiche pas pour les articles liés à des dépenses personnelles.
6. Actif : Cliquez sur la case de cette option pour activer le segment; une case non cochée signifie que le segment reste inactif. Décochez cette option pour désactiver le segment. Si un segment est inactif, les employés ne peuvent pas l'utiliser à des fins d'affectation des coûts. Si un segment de coût parent est défini comme inactif, tous les sous-segments enfants du parent sont également configurés comme inactifs.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées au segment de coût.

Pour ajouter un segment de coût supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau segment dans la boîte de dialogue Segment de coût. La boîte de dialogue Nouveau segment de coût apparaît, offrant les mêmes options que ci-dessus pour modifier le segment de coût.

Configurer un segment parent et un sous-segment enfant

Vous pouvez également créer un segment de coût doté de sous-segments. Par exemple, vous pouvez créer un segment de coût appelé « client » pour les clients qui disposent d'un sous-segment « Projet » pour les projets. Ajoutez le segment de coût parent (« Client ») d'abord, puis ajoutez le segment « Projet » et choisissez le segment parent depuis le menu déroulant Sous-segment de, figurant dans la boîte de dialogue Ajouter un segment de coût, ou dans Modifier un segment de coût.

Ajouter des codes d'affectation des coûts à chaque segment

Pour ajouter des codes d'affectation des coûts à un segment de coûts, comme Projets pour le segment des coûts du projet, ou l'emplacement des magasins pour le segment de coût Emplacement de magasin, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le segment des coûts dans la case pertinente (ou dans le menu déroulant, si la section de segment de coût est masquée).
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau dans la section Liste. Une nouvelle zone apparaît dans la section Liste pour l'ajout de nouvelles entrées à ce segment.
3. Entrez le nom et la description dans leur champ respectif.
4. Entrez un code utilisé à des fins comptables dans le champ Code, et toute autre pièce d'identité nécessaire (comme un ID du système de paie) dans le champ ID externe.
5. Choisissez l'approbateur de ce code d'affectation de coûts dans le menu déroulant Approbateur. Cette affectation définit l'approbateur de l'affectation des coûts. Voir « Affectation d'approbateurs à la répartition des coûts » dans cette rubrique pour en savoir plus au sujet des approbateurs de l'affectation des coûts.
6. Cliquez sur la case Actif pour activer le code d'affectation des coûts.
7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Pour modifier un code d'affectation des coûts (comme un projet dans le segment du coût des projets), cliquez sur le bouton Modifier qui apparaît dans la colonne de droite de la liste des codes d'affectation des coûts. Les champs d'un nouveau code de répartition des coûts apparaissent comme indiqué ci-dessus . Si la case Actif n'est pas cochée, l'entrée sera inactive et n'apparaîtra pas dans la liste de code d'affectation des coûts.

Remarque : Si l'employé a attribué à une transaction de rapport de dépenses non envoyé ou refusé un code qui a été désactivé, la transaction revient à l'état Non affecté, et l'employé peut réaffecter la transaction à un code actif. Si le segment de coût est obligatoire, l'employé doit choisir un code différent d'affectation des coûts avant d'envoyer le rapport de dépenses. Les transactions dans les rapports de dépenses qui ont déjà été envoyés restent inchangées si un segment de coût ou un code d'affectation des coûts est désactivé. L'allocation attribuée apparaît encore dans tous les affichages du rapport de dépenses et des exportations.

Si vous ajoutez des codes d'affectation des coûts, tels que des projets, à un sous-segment comme « Projet » (dont le parent est « Client »), vous devez indiquer avec chaque projet le client devant lui être assigné. Si vous attribuez le segment parent aux codes d'affectation des coûts du sous-segment, les employés attribuant une dépense doivent d'abord sélectionner le segment parent (le client), puis sélectionner le sous-segment (le projet).

Affectation d'approbateurs à la répartition des coûts

Si, comme décrit dans la section précédente (étape 5), vous choisissez l'approbateur d'un code d'affectation des coûts dans le menu déroulant Approbateur, chaque rapport de dépenses soumis faisant référence à l'affectation des coûts doit ensuite être approuvé par l'approbateur de l'affectation des coûts ainsi que par l'approbateur de la personne émettrice. Quand un demandeur attribue le code d'affectation des coûts à un article d'un rapport de dépenses et soumet ensuite le rapport de dépenses, une notification est envoyée à l'approbateur de l'affectation des coûts qui doit approuver l'article du rapport de dépenses avant que ce ne puisse être acheminé à l'approbateur de la personne émettrice.

Si, dans un rapport de dépenses donné, la personne émettrice choisit plus d'une affectation de coûts disposant d'un approbateur, le rapport de dépenses est acheminé en parallèle aux approbateurs responsables de ces affectations de coûts. Pour être payé, le rapport de dépenses doit être approuvé par tous les approbateurs.

L'approbateur de l'affectation des coûts ne peut qu'approuver ou refuser le rapport et ne peut apporter aucun ajustement. Le refus du rapport déclenche un examen par tous les approbateurs au moment d"une nouvelle soumission.

Remarque : Si l'approbateur de l'affectation des coûts est le même celui de l'utilisateur, l'approbateur doit uniquement approuver ou refuser à une seule reprise, et deux dossiers sont ajoutés à l'historique : un pour l'approbateur de la personne émettrice et un pour l'approbateur de l'affectation des coûts.

Charger les codes d'allocation des coûts pour chaque segment

Pour charger les codes des segments de coût pour un segment défini (p. ex., « Projet Jupiter » ou “« Projet Mars » pour le segment « Projet »), suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le segment de coût (tel que Projet).
2. Téléchargez ou exportez le modèle chargé.
   • Si vous n'avez aucun autre code d'affectation des coûts attribué, commencez par télécharger le modèle (cost_allocation_upload_template.csv).
     
   • Si vous avez déjà des codes d'affectation des coûts attribués, cliquez sur le bouton Exporter, dans le coin supérieur droit, pour exporter comme feuille de calcul vos valeurs d'affectation des coûts existantes, puis utilisez cette feuille de calcul comme modèle.
3. Enregistrez une nouvelle version de la feuille de calcul exportée, puis modifiez la nouvelle feuille à l'aide d'un tableur comme Microsoft Excel. Ne modifiez pas les noms des en-têtes de colonne (voir le tableau ci-dessous pour plus de détails).
4. Enregistrez le fichier comme fichier aux valeurs séparées par des virgules (format CSV).
5. Cliquez sur « Charger les allocations en vrac » pour charger le fichier.

Avertissement : 

• Ne pas insérer de virgules dans les valeurs des champs de données, car le tableur les utilise comme séparateurs.
• Si un quelconque champ obligatoire est resté vide, le chargement échouera.

Pour modifier des valeurs dans les champs, vous devez les modifier dans le fichier de feuille de calcul, puis charger à nouveau le fichier.

Astuce : Vous pouvez exporter les valeurs du segment de coût actuelles dans un fichier CSV à des fins de sauvegarde.

Rechercher ou filtrer des codes d'affectation des coûts

Dans chaque segment de coût, vous pouvez rechercher des codes d'affectation des coûts spécifiques, ou filtrez la liste pour afficher uniquement une sélection filtrée de ces codes. Cliquez sur le bouton Filtre figurant dans le coin supérieur droit au-dessus de la liste pour afficher le champ de recherche.

Si vous avez défini le segment de coût comme un sous-segment (comme « Projet » comme un sous-segment de « Client »), le segment parent apparaît avec un menu déroulant pour vous permettre de filtrer les résultats en fonction de ce segment.