Benutzer hinzufügen und verwalten

Benutzer hinzufügen

Nach dem Hinzufügen eines Mitarbeiters zu Ihrem Konto kann dieser Reiseservices buchen, Pakete verschicken und Reisekostenabrechnungen einreichen. In Abhängigkeit von den Zugriffsrechten, die Sie ihm gewähren, kann er auch Services im Auftrag von anderen Mitarbeitern buchen und Reisekostenabrechnungen bezahlen.

Tipp: Klicken Sie zum Hinzufügen von Mitarbeitern beim Einrichten Ihrer Services im Administratorzugriff auf die Registerkarte Übersichtsseite und dann unter der Überschrift „Ihr Team einladen“ auf Ihre Mitarbeiter hinzufügen.

Sie können auch Benutzer hinzufügen, während Sie andere Benutzer verwalten. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzer und wählen Sie Benutzer verwalten. Das Fenster „Benutzer verwalten“ wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen.

Das Fenster „Benutzer hinzufügen“ wird geöffnet. Machen Sie folgende Eingabe:

Benutzerdaten: Geben Sie Namen, E-Mail-Adresse und Mitarbeiter-ID für den Mitarbeiter. Wenn es einen Abschnitt für angepasste Felder gibt (wie z. B. Vertrags-IDs für ausgehandelte Tarife), geben Sie die angepassten Informationen ein oder wählen Sie angepasste Optionen aus (wie z. B. die Vertrags-ID, die Sie diesem Benutzer zuweisen möchten).
Administratoreinstellungen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie dem Mitarbeiter Zugriff auf die Übersichtsseite des Administratorzugriffs gewähren möchten. Um alle Daten auf der Übersichtsseite des Administratorzugriffs anzeigen zu lassen, siehe Auf der Übersichtsseite des Administratorzugriffs navigieren.

Klicken Sie anschließend auf Speichern oder auf Speichern und Weiteren hinzufügen.

Benutzer verwalten und Passwörter zurücksetzen

Klicken Sie zum Verwalten von Benutzern und zum Zurückzusetzen ihrer Passwörter im Dropdown-Menü Benutzer auf Benutzer verwalten. Das Fenster „Benutzer verwalten“ mit einer Liste von Benutzern wird angezeigt.

Sie können anhand von Namen oder E-Mail-Adressen nach bestimmten Benutzern suchen und Ihre Suche verfeinern, indem Sie im Dropdown-Menü „Abteilung“ eine Abteilung auswählen.

Senden Sie zum Anzeigen der Einstellungen für einen bestimmten Benutzer eine Erinnerungsmail, um ein Passwort zurückzusetzen oder einen Benutzer zu deaktivieren, und klicken Sie in der Benutzerliste auf den Namen des Benutzers. Der Bildschirm mit den individuellen Benutzereinstellungen wird angezeigt. Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten:

Klicken Sie auf Deaktivieren, um den Benutzer zu deaktivieren.
Klicken Sie auf Erinnerungs-E-Mail senden, um dem Benutzer eine E-Mail zu senden, die ihn an das Zurücksetzen des Passworts erinnert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Benutzerdaten, Administratoreinstellungen und Reisekosteneinstellungen zu bearbeiten.

Benutzerprofile hochladen

Als Website-Administrator können Sie Ihrer Website unter Umständen mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen, wenn Ihre Website entsprechend konfiguriert wurde. Führen Sie folgende Schritte aus:

Wählen Sie auf der Registerkarte „Benutzer“ die Option Benutzer verwalten. Die Seite „Benutzer verwalten“ wird angezeigt.
Wenn Ihre Website so konfiguriert wurde, dass sie das Hochladen mehrerer Benutzerprofile ermöglicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehrere Benutzer hinzufügen, die über der Benutzerliste angezeigt wird. Die Seite „Mehrere Benutzer hinzufügen“ wird geöffnet.
Die Tabellenvorlage herunterladen: profile_upload_template.csv
Erstellen Sie aus der Vorlage eine neue Tabellenkalkulationsdatei und bearbeiten Sie die Benutzerinformationen in der Datei nach dem Format der nachstehenden Tabelle.
Wenn die Bearbeitung der Tabellenkalkulationsdatei abgeschlossen ist, speichern Sie diese nach den bewährten Verfahren des Tabellenkalkulationsprogramms zum Speichern von CSV-Dateien als CSV-Datei (comma-separated values).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen, um durch Ihre Ordner zu navigieren und die von Ihnen gespeicherte CSV-Datei auszuwählen.
Klicken Sie auf Hochladen, um die Datei hochzuladen.

Hinweis: Verwenden Sie in Ihren Datenfeldwerten keine Kommas, weil diese für die Verwendung als Trennzeichen reserviert sind.

Hinweis:

Geben Sie „Ja“ oder „Nein“ für Administrator-, Genehmigungs- und Zahlendenberechtigungen ein, um entsprechende Berechtigungen zuzuweisen. Wenn diese Felder freigelassen werden, wird den Berechtigungen der Standardwert „Nein“ zugewiesen. Genehmigungsberechtigungen können nur im Administratorzugriff von „Ja“ zu „Nein“ geändert werden.
Pflichtfelder sind in der nachstehenden Tabelle mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
Wenn die Pflichtfelder leer sind, wird das Hochladen fehlschlagen.

Feld	Beschreibung
Vorname*	Der Vorname des Benutzers.
Nachname*	Der Nachname des Benutzers.
Mitarbeiter-ID	Unternehmen, die eine zusätzliche, eindeutige Mitarbeiter-ID verwenden, können diese ID optional dem Mitarbeiterprofil hinzufügen.
E-Mail*	Die E-Mail-Adresse des Benutzers.
Externe ID	Lassen Sie dieses Feld frei.
Abteilungsbezeichnung	Ordnen Sie jeden Benutzer einer entsprechenden Abteilung innerhalb Ihrer Firma zu. Die Abteilungsbezeichnungen müssen im System bereits vorhanden sein, ehe ihnen Mitarbeiter zugeordnet werden können.
Zugewiesene genehmigende Person	Diese Person genehmigt die Reisekostenabrechnungen für den speziellen Mitarbeiter beim Hochladen. Die Genehmigungsberechtigten werden anhand der E-Mail-Adresse identifiziert. Zugewiesene genehmigte Personen müssen über Genehmigungsberechtigungen verfügen. Der Genehmigungsberechtigte muss bereits im System als Benutzer vorhanden sein.
Admin-Berechtigungen	Geben Sie „Ja“ oder „Nein“ als Feldwerte für diese Berechtigung ein, um dem Benutzer Administratorzugriff auf die Konfigurationen der Website Ihres Unternehmens zu gewähren oder auch nicht.
Genehmigungsberechtigungen	Geben Sie „Ja“ oder „Nein“ als Feldwerte für diese Berechtigung ein, um dem Benutzer die Genehmigung von Reisekostenabrechnungen für andere Mitarbeiter zu erlauben oder auch nicht.
Zahlendenberechtigungen	Geben Sie „Ja“ oder „Nein“ als Feldwerte für diese Berechtigung ein, um dem Benutzer die Genehmigung von Reisekostenabrechnungen für die Auszahlung zu erlauben oder auch nicht.